Zgodnie z art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz wymogami Ustawy z dnia 23 stycznia 2026 r. o zawodzie psychologa oraz samorządzie zawodowym psychologów, informuję o zasadach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych:
1. Administrator Danych Osobowych
Administratorem danych osobowych jest Tomasz Popowski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Tomasz Popowski Ślepa Plamka, z siedzibą w Gdańsku, wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), e-mail: slepaplamkagabinet@gmail.com, dedykowany numer służbowy: 720 473 462. NIP: 5833579825, REGON: 545772947.
2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
- Świadczenie usług psychologicznych, konsultacji i diagnozy (PKD 86.93.Z): Dane zwykłe identyfikacyjne i kontaktowe przetwarzane są na podstawie niezbędności do wykonania umowy o świadczenie usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane o stanie zdrowia (dane szczególnej kategorii z art. 9 ust. 1 RODO) przetwarzane są wyłącznie na podstawie dobrowolnej, wyraźnej i odrębnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).
- Prowadzenie i archiwizacja ustawowej dokumentacji psychologicznej: Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 28 Ustawy o zawodzie psychologa).
- Kontakt interwencyjny i awaryjny (ratowanie życia lub zdrowia): Przetwarzanie danych osoby wskazanej do kontaktu następuje w celu ochrony żywotnych interesów pacjenta lub innej osoby fizycznej (art. 6 ust. 1 lit. d oraz art. 9 ust. 2 lit. c RODO) oraz na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w sytuacji wystąpienia bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia.
- Wypełnienie obowiązków podatkowo-księgowych: Wystawianie rachunków/faktur oraz prowadzenie Ewidencji Przychodów następuje na podstawie przepisów prawa podatkowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o zryczałtowanym podatku dochodowym).
- Dochodzenie praw i obrona przed roszczeniami: Przetwarzanie w oparciu o prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Tajemnica zawodowa, bezpieczeństwo i odbiorcy danych
- Wszelkie informacje ujawnione w trakcie sesji psychologicznych podlegają bezwzględnej i bezterminowej tajemnicy zawodowej (art. 27 Ustawy o zawodzie psychologa), która wiąże również po śmierci pacjenta.
- Gabinet stosuje zasadę Zero Shadow IT: kontakt z pacjentami prowadzony jest wyłącznie przez wydzielone kanały służbowe. Urządzenia mobilne przetwarzające dane posiadają pełne szyfrowanie pamięci (FDE), uwierzytelnianie biometryczne oraz aktywny protokół zdalnego wymazywania danych (remote wipe).
- Z uwagi na ochronę tajemnicy zawodowej gabinet nie udziela żadnych informacji telefonicznych dotyczących procesu psychologicznego osobom trzecim. Sam fakt uczestnictwa pacjenta w konsultacji jest objęty tajemnicą i nie podlega weryfikacji telefonicznej.
- Odbiorcami danych mogą być wyłącznie:
- Uprawnione organy państwowe (sąd, prokuratura) w ściśle określonych przypadkach ustawowego zwolnienia z tajemnicy zawodowej na mocy postanowienia sądu lub w sytuacji bezpośredniego zagrożenia życia.
- Podmioty przetwarzające dane na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych (DPA) spełniających wymogi art. 28 RODO (certyfikowany dostawca szyfrowanej poczty, operator systemu rezerwacji ZnanyLekarz, operator płatności Planet Pay / ITCARD, bank prowadzący rachunek firmowy mBank S.A.).
- Opiekun / Mentor lub certyfikowany superwizor – wyłącznie w formie zanonimizowanej, uniemożliwiającej identyfikację tożsamości pacjenta.
4. Okres przechowywania danych (Retencja)
- Dokumentacja psychologiczna osób pełnoletnich przechowywana jest przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono udzielanie świadczeń (art. 28 ust. 9 Ustawy o zawodzie psychologa).
- Dokumentacja osób małoletnich przechowywana jest przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym pacjent osiągnie pełnoletność (art. 28 ust. 10 Ustawy).
- Dokumentacja dotycząca osób ubezwłasnowolnionych przechowywana jest przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego zakończenia świadczeń.
- Dokumenty księgowo-rozliczeniowe (ewidencja przychodów, dowody wpłat) przechowywane są przez okres 5 lat, licząc od końca roku podatkowego.
- Po upływie okresów retencji dokumentacja podlega komisyjnemu, bezpowrotnemu zniszczeniu zgodnie z art. 28 ust. 12 Ustawy, z czego sporządza się protokół zniszczenia.
5. Prawa pacjenta
Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych, prawo ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do wniesienia sprzeciwu. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) nie ma zastosowania wobec danych zawartych w dokumentacji psychologicznej przez okres wymagany ustawowym obowiązkiem retencji. Prawo wglądu do dokumentacji realizowane jest z wyłączeniem poufnych notatek roboczych psychologa oraz arkuszy testowych (art. 28 ust. 4 i 6 Ustawy). Posiada Pani/Pan również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).
6. Strona internetowa i pliki cookies
- Strona nie zawiera formularzy i nie zbiera danych o stanie zdrowia. Kontakt odbywa się telefonicznie, przez WhatsApp, e-mail lub system rezerwacji ZnanyLekarz – na zasadach opisanych powyżej oraz w regulaminach tych usług.
- Za Pani/Pana zgodą strona korzysta z narzędzi Google (Google Analytics, Google Ads, Google Tag Manager), które za pomocą plików cookies mierzą ruch na stronie i skuteczność reklam – np. to, że kliknięto przycisk rezerwacji lub połączenia. Narzędzia te nie otrzymują informacji o treści konsultacji. Kliknięcia w numery alarmowe i kryzysowe nie są mierzone.
- Za Pani/Pana zgodą strona korzysta z Microsoft Clarity – narzędzia, które w zanonimizowany sposób rejestruje sposób korzystania ze strony (np. przewijanie, kliknięcia, mapy ciepła), aby poprawiać jej czytelność. Clarity nie służy do identyfikacji osób odwiedzających.
- Na wybranych podstronach osadzony jest widget kalendarza i opinii serwisu ZnanyLekarz (Docplanner). Ładuje się on dopiero po przewinięciu do niego, a dane wprowadzane podczas rezerwacji przetwarza ZnanyLekarz na zasadach własnej polityki prywatności.
- Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać w ustawieniach plików cookies na stronie albo w ustawieniach przeglądarki. Podstawą prawną jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).